En el año 2010 se realizó en México un estudio sobre 75 teletrabajadores (Martínez, 2021), el cual buscaba identificar su nivel de motivación en las condiciones de teletrabajo, es decir, en un continuo manejo de la tecnología desde casa y poco contacto con los compañeros; ahora en el año 2021 esto es algo cotidiano en algunos centros de trabajo, y que cada día amplía su impacto y trascendencia.
Corresponde a los especialistas profesionales de la contaduría y del derecho, entre otros, continuar con esta evolución constante y continua de las relaciones laborales, reconociendo el espíritu de las leyes en la búsqueda del equilibrio entre derechos y obligaciones de la partes contratantes y contratadas de dicha relación. En este artículo se busca entonces, dar claridad con respecto a la figura del teletrabajo a más de un año de iniciada la pandemia provocada por el Covid-19 y que detonó las posibilidades del uso de las tecnologías en los ambientes de trabajo.
Analizaremos desde el concepto, contexto y antecedentes, hacia las características, derechos y obligaciones del teletrabajo y las características propias de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet.
Tanto han evolucionado las tecnologías como los sistemas que las aprovechan, que hoy en día es posible que se desarrollen trabajos que usualmente se llevaban a cabo en un lugar, a realizarse de manera remota, incluso desde el hogar, por lo cual a estas actividades se le han dado diversos nombres como el anglicismo “home office” o trabajo a distancia, sin embargo, para efectos de este artículo nos centraremos en lo que la Ley Federal del Trabajo (LFT) (Cámara de Diputados H Congreso de la Unión, 2021), señala como Teletrabajo.
El término teletrabajo se compone de la yuxtaposición del prefijo de origen griego “tele” que significa “lejos” (Pérez, 2020) y el sustantivo “trabajo”, y en su conjunto se refiere a la modalidad de contratación laboral de prestación de servicios personales, remunerados y subordinados donde la o el trabajador puede realizar la actividad para la que fue contratada o contratado desde un lugar distinto al centro de trabajo (Torres Juárez, 2021), como su domicilio, utilizando para tal efecto las herramientas que acuerden entre la parte contratante y la contratada.
Desde abril el año 2020 en el sector productivo y empresarial, motivados e incluso obligados a buscar alternativas tecnológicas para evitar el contacto social motivado por los efectos de la pandemia de Covid-19, se incrementó exponencialmente esta modalidad, dejando el contacto presencial para lo estrictamente indispensable ante la incertidumbre jurídica que para esos entonces se vivía al no estar regulado el teletrabajo en la normatividad oficial en México.
Por su parte, la Norma Mexicana Nmx-R-025-Scfi-2015 (Gobierno de México, 2021) denominada en Igualdad laboral y No Discriminación, emitida en el año 2012 y modificada en el ejercicio 2015, señalaba que el teletrabajo es “la actividad laboral que permite trabajar de manera no presencial utilizando medios informáticos en un lugar distinto a las instalaciones del centro de trabajo”.
En materia laboral, los antecedentes de las referencias legales de nuestro tema se encontraban en la propia Ley Federal del Trabajo (LFT), en una regulación especial del trabajo a domicilio señalada en los artículos 311 a 330 (Cámara de Diputados H Congreso de la Unión, 2021). La diferencia entre trabajo a domicilio y teletrabajo radica en que en el primero la prestación de servicios se otorga, sin vigilancia ni dirección inmediata del patrón y no necesariamente está relacionado con el uso de tecnologías de información y comunicación, requisitos que sí son necesarios e indispensables en la modalidad de teletrabajo. En cuanto a la obligatoriedad en el uso de las tecnologías de información y comunicación, también se contemplaban en el artículo 311, pero con la reforma del 23 de abril del año 2021, junto con la definición de Teletrabajo, pasaron a formar parte del artículo 330-A al 330- H de la LFT.
Las relaciones laborales enmarcadas en modalidad de teletrabajo, son aquellas en las que se utilicen las tecnologías de información o comunicación, entendiéndose éstas como el “conjunto de servicios, infraestructura, redes, software, aplicaciones informáticas y dispositivos que tienen como propósito facilitar las tareas y funciones en los centros de trabajo, así como las que se necesitan para la gestión y transformación de la información, en particular los componentes tecnológicos que permiten crear, modificar, almacenar, proteger y recuperar esa información” (Cámara de Diputados H Congreso de la Unión, 2021).
Además, de acuerdo con lo que señala el artículo 330-A de la LFT, como requisito para considerar una relación laboral en la modalidad de teletrabajo, la parte trabajadora debe prestar sus servicios en lugar distinto al establecimiento del patrón en más de cuarenta por ciento del tiempo.
El cambio de modalidad de un trabajo preponderantemente en el centro de trabajo al teletrabajo debe ser de común acuerdo y voluntario para las partes, la cual podrá no tomarse en cuenta por casos de fuerza mayor debidamente acreditados, como lo fue en las partes más críticas del periodo de pandemia.
Antes de realizar el cambio de modalidad o de contratación, la parte contratante debe capacitar a la o al trabajador y otorgarle la asesoría necesaria para garantizar la adaptación, aprendizaje y el uso adecuado de las tecnologías de la información y la comunicación. De lo anterior, se desprende que no puede haber un cambio de modalidad arbitrario, sino que se tienen que pactar de manera adecuada los derechos y obligaciones de las partes.
Los derechos de los Trabajadores en esta modalidad están en simetría jurídica con las obligaciones de los patrones, y son:
Un punto de controversia jurídica es el relativo al pago de los costos por servicios de telecomunicación y parte proporcional de los servicios de electricidad; respecto a las telecomunicaciones, definidas como “sistemas de transmisión y recepción a distancia de señales de diversa naturaleza por medios electromagnéticos” (Real Academia Española, 2021) nos lleva a la conclusión de que dentro de los costos de telecomunicación, están incluidos los servicios de internet y telefonía, siempre y cuando dichos servicios se consideren necesarios para el desarrollo del trabajo y la comunicación entre patrón y trabajador.
Por lo que respecta a la parte proporcional de los servicios de electricidad, pueden habilitarse aplicaciones que señalen con claridad el consumo de energía utilizada por la o el trabajador en beneficio del patrón en la prestación de servicios, sin embargo, en la legislación se observa opacidad en la metodología y parámetros para fijar los costos, no hay un procedimiento específico y quedan al común acuerdo entre las partes utilizar alguna de las diversas formas como son:
Dentro de las obligaciones de las y los trabajadores en la modalidad de contratación de teletrabajo, se contemplan las siguientes obligaciones:
Si el trabajador sufre un accidente durante su horario de trabajo, en la realización de este y en los espacios y condiciones específicas para ello, será considerado un accidente de trabajo, no así cuando, a pesar de estar en horas laborales y en un espacio como lo es el hogar, el trabajador sufre un accidente realizando alguna actividad diferente a la encomendada o con herramientas que no son propias de su labor.
En el mismo tenor de reconocer y respetar los derechos de los trabajadores, se encuentra la necesidad de que el patrón asuma las responsabilidades administrativas y legales que le corresponde para evitar, por otra parte, excesos en el cobro de prestaciones u otros conceptos que el trabajador quiera incorporar. En un plano de justicia y legalidad, es importante que en cada relación laboral se determinen de acuerdo con la normatividad y al común acuerdo los conceptos que han de incluirse en la modalidad de teletrabajo.
Ante la falta de definición de la modalidad como teletrabajo, o la inexistencia de un contrato que así lo señale, la parte contratante queda desprolija de las interpretaciones que se puedan dar en un conflicto laboral, por lo cual si un trabajador solicitara el pago de servicios de electricidad y conectividad por estar, supuestamente laborando en esta modalidad, es preciso que para que las prácticas del trabajo a distancia a través de medios digitales y tecnológicos sean reconocidas, debe existir por escrito las especificaciones para llevarse a cabo, en las que tanto la parte contratante como la contratada resuelvan participar en una modalidad diferente a la de un contrato original, en caso de existir, y lograr establecer los montos económicos que este cambio signifique.
Si bien es cierto que en un juicio laboral la descarga de pruebas corre a cargo de la parte empleadora, la parte asalariada también debe buscar asegurarse de que los procedimientos y sus derechos estén reconocidos y puedan ser remunerados para lograr una posible exigencia de estos.
Si bien es cierto que durante el periodo de pandemia, tanto el trabajador como el empleador buscaban las mejores maneras de conservar la fuente de empleo a través de estrategias emergentes, cuando éstas se vuelven recurrentes y prácticamente se orientan hacia el cambio de forma de trabajo, ya sea eventual o permanente, deben establecerse en un cambio de contrato, en una adecuación, ampliación o sustitución, así como en la modalidad de la dispersión del recurso y los documentos, físicos o digitales, que le den soporte y materialidad a las operaciones.
La definición de las prestaciones y la operatividad implica algo más que un cambio de domicilio, así como el uso de las herramientas tecnológicas necesarias para trabajar; en el teletrabajo es preciso considerar aspectos tan relevantes como la seguridad, el manejo y la confidencialidad de la información, de la empresa, de los trabajadores y de los terceros a quienes prestan los servicios. La modalidad de teletrabajo si bien para las partes implica de entrada un cambio en las formas de relacionarse, de comunicarse y de operar, deben establecerse con claridad los alcances de seguridad y legales para el manejo de los datos de particulares, la información de las estructuras.
Para el manejo de las políticas, aspectos jurídicos e informáticos, es necesario que se capacite a cada uno de los trabajadores, tanto los que operan en teletrabajo como los que no, de tal forma que en todos los ámbitos donde fluya la información quede claro este aspecto.
Incorporar elementos digitales o físicos que le brinden certeza jurídica a la parte empleadora y a la trabajadora, le dará elementos de materialidad tanto a una como a otra parte, de tal forma en que pueda demostrarse que se están efectuando las actividades en la modalidad, jornada y régimen en que se está especificando, para que cuando sucedan aspectos como las horas extraordinarias, las excepciones y salvedades.
La parte contratante, patrón, determinará con base en sus indicadores de utilidad, de costos, de ingresos u otro, el carácter de las erogaciones para los asalariados con respecto al teletrabajo, si éstas serán parte del costo o del gasto, si serán fijos o variables, enseguida para determinar el monto debemos apoyarnos de la técnica que nos ofrece la Contabilidad administrativa y señalar así si la técnica a utilizar será a través de un prorrateo primario, prorrateo secundario, horas máquina, tasas departamentales, identificación directa o tasas múltiples, corresponderá a la parte contratada, asalariados, aceptar esta determinación del patrón para subsistir la relación laboral (Juárez López, 2021).
En la responsabilidad solidaria del patrón y el trabajador en la determinación de sus impuestos es como debe de considerarse la correcta elaboración del CFDI para fortalecer, y no para sustituir, la materialidad de los pagos realizados a la parte contratada por conceptos diferentes al sueldo, pero que han sido pactados para efectos del teletrabajo, pagos que para el patrón puedan ser deducibles, pero no acumulables para el trabajador.
Para ello, es preciso elaborar un CFDI señalando las características del régimen de contratación y del tipo de contrato tal como se ha pactado previamente, y en el tipo de pago elegir del catálogo la Clave 999 de otros pagos, especificando a detalle en el concepto del pago una descripción lo más precisa posible de la razón de pago.
El CFDI como elemento de prueba, debe tener una relevancia sustantiva para el peritaje fiscal y contable que tenemos los profesionales de la contaduría y del derecho, toda vez que sirve de forma manifiesta para especificar aquello que se ha pactado, que representa la materialidad del convenio y se justifica en la razón de negocio.
Los pagos relacionados con el teletrabajo deben ir acordes con la razón de negocios, y no podrían verse de manera desproporcionada con relación al salario mismo del trabajador, o a cualquier pago que se realice sin justificación alguna, es decir no debe quedar de manera arbitraria, sino apegarse a la técnica de determinación, prorrateo o costeo.
El contrato de teletrabajo no debe variar en las características básicas de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), toda vez que representa solo una modalidad diferente de trabajo, por lo cual, al igual que en las otras modalidades, para registrar (timbrar) contable y fiscalmente los pagos de asalariados por parte del contribuyente debe identificar la clasificación que hay en los catálogos en donde se establece el tipo de contrato: por tiempo indeterminado, determinado, a prueba, sin importar si está o no en teletrabajo.
Para evitar la indeterminación que sugiere seleccionar la opción de OTROS en los tipos de contrato, es preciso que también en el teletrabajo la parte contratante identifique si el trabajador está en un tipo de contratación que ha sido determinada en un contrato de trabajo.
En el CFDI de nómina cobra una relevancia sustantiva la jornada laboral, de acuerdo con las características propias de cada empresa ha de considerarse la prestación de servicios en jornadas diurnas, nocturnas o mixtas, ya sean desde el domicilio de la empresa, o en aquel que se haya acordado para el teletrabajo.
El tipo de nómina para el teletrabajo es ordinario, ya que está previamente establecida en el contrato y, como se ha señalado, solo es una variante en la modalidad laboral. Las partes extraordinarias del pago hacia la parte trabajadora, que puedan derivarse de compensaciones acordadas por los servicios eléctricos, de internet u otros, es decir, no derivados del sueldo, sino por el derecho a recibir prestaciones ajenas por la modalidad del trabajo y que se pueden encontrar en el catálogo específico del régimen de contratación.
Las principales características a considerar en la elaboración de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) para los pagos realizados en la modalidad de teletrabajo son:
Es importante recordar que, cuando se opte por la modalidad de teletrabajo, se deben modificar los contratos de trabajo para establecer, tanto las condiciones como los requisitos que señala la Ley Federal del Trabajo, como son:
Tanto el patrón como la o el trabajador deben informarse adecuadamente respecto a las características del teletrabajo, valorar las condiciones de esta modalidad de trabajo y los aspectos personales y legales que pueden las relaciones de trabajo.
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