En el presente identificaremos los fundamentos esenciales que son tomados en consideración para cumplir con la obligación de conformar el expediente de las operaciones de comercio exterior, así como de las modificaciones que sufrirá la normatividad derivada de la iniciativa de reforma de la Ley Aduanera.
Los importadores y exportadores tienen la obligación de integrar y conservar el expediente de comercio exterior con la documentación e información que haya sido utilizada para llevar a cabo el despacho aduanero de las mercancías a través del sistema electrónico aduanero, además deberá ser proporcionada a las autoridades fiscales aduaneras cuando sea requerida en el ejercicio de actos de fiscalización aduanera o facultades de comprobación con el propósito de acreditar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la legislación aduanera y de comercio exterior.
En particular, el artículo 59, fracción V de la Ley Aduanera establece que los importadores y exportadores deben formar un expediente electrónico de cada uno de los pedimentos, avisos consolidados o documento aduanero de que se trate, el cual deberá contener el propio pedimento en el formato en que se haya transmitido, así como sus anexos, junto con sus acuses electrónicos.
De manera general, los documentos electrónicos, digitales y físicos que deben integrar el expediente de las operaciones de comercio exterior por parte de los importadores y exportadores son los que se describen a continuación:
Derivado de la publicación del “Decreto por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones de la Ley Aduanera” que se dio a conocer el 19 de noviembre de 2025, el cual tendrá vigencia a partir del 1 de enero de 2026, fue modificada la obligación de integrar el expediente electrónico de las operaciones de comercio exterior adicionando un segundo párrafo a la fracción V del artículo 59 la Ley Aduanera para disponer a la letra lo siguiente:
“Adicionalmente, el expediente electrónico deberá contener la información y documentación que acredite los recursos empleados para efectuar la operación de comercio exterior. Entre dicha documentación se incluirán, de manera enunciativa mas no limitativa:
a) La garantía a que se refiere el artículo 36-A, fracción I, inciso e) de esta Ley;
b) Los comprobantes fiscales digitales por Internet;
c) Las facturas comerciales o documentos equivalentes;
d) Las transferencias electrónicas del pago o cartas de crédito;
e) Los gastos de transporte, seguros y servicios conexos;
f) Los contratos relacionados con la transacción de la mercancía;
g) La documentación que sustente los conceptos que se suman al valor de transacción de las mercancías importadas y aquellos que no se comprendan en dicho valor, conforme a los artículos 65 y 66 de esta Ley, y
h) Cualquier otro documento o registro, que se señale mediante reglas, que demuestre la efectiva realización de la operación de comercio exterior…”
De lo anterior se advierte que, se modifica la obligación relacionada con la formación del expediente de las operaciones de comercio exterior para precisar los documentos e información que deben integrarse con el propósito de acreditar los recursos empleados (recursos humanos, financieros, tecnológicos, etc.), de los cuales algunos de ellos en la actualidad se acompañan digitalmente al pedimento aduanal, son parte del llenado de la manifestación de valor, aplicación de las reglas de origen de los TLC, así como de otras gestiones relacionadas con los trámites aduanales.
En este sentido, se describe de manera general la utilización de los documentos en el despacho de mercancías de acuerdo con lo siguiente:
El expediente de comercio exterior se integra con los documentos electrónicos, digitales y/o físicos relacionados con el trámite aduanal que haya realizado el importador o exportador. Además, deberá resguardarse como parte de la contabilidad en los lugares establecidos y por el plazo de 5 años entre otros plazos previstos en el Código Fiscal de la Federación.
En los actos de fiscalización y facultades de comprobación, los documentos electrónicos y digitales tienen valor legal y probatorio, los cuales podrán ser requeridos para su cotejo o compulsa por parte de las autoridades aduaneras. Además, es importante tomar en cuenta que en caso de discrepancias de los datos contenidos en los documentos electrónicos o digitales con respecto los transmitidos al Sistema Electrónico Aduanero, prevalece los transmitidos electrónicamente, es decir, lo que obren en poder de la autoridad, salvo prueba en contrario.
Con respecto a las infracciones aduaneras, se pretende modificar el artículo 176 de la Ley Aduanera para adicionar la fracción XIII en donde considera el supuesto de cuando se omita cumplir con las obligaciones generales de los importadores y exportadores, salvo la relacionada con el sistema control de inventarios. Es importante mencionar que no identifica una sanción específica para la hipótesis prevista en la Ley Aduanera.
También, incorpora en el artículo 185, fracción XV de este ordenamiento, la sanción aduanera relacionada con la presentación extemporánea de los documentos o informes requeridos por las autoridades aduaneras con una multa de $5,000 a $8,000 por cada periodo de 10 DH subsecuentes hasta el momento de la presentación, y el monto de la multa no debe exceder el valor de las mercancías. Cabe mencionar, que en la práctica del ejercicio de facultades de comprobación de las autoridades aduanera con frecuencia los contribuyentes presentan de manera extemporánea la documentación e información requerida por diversos motivos, aunque es viable solicitar ampliaciones, también se sancionan por ejemplo con una multa de $22,400.00 a $67,210.00 conforme a los artículos 53, 85, fracción I y 86, fracción I del CFF, o incluso con la suspensión del padrón de importadores y sectoriales conforme a la regla 1.3.3, fracción XXIX de las RGCE para 2025.
En resumen, es recomendable que el departamento de cumplimiento aduanero revise los expedientes de las operaciones de comercio exterior de forma periódica e implementar indicadores claves de desempeño o riesgos con el propósito de medir las actividades de cumplimiento. Además, es necesario identificar el registro total de la información y documentación revisada, y conocer aquellas inconsistencias detectadas teniendo por objetivo cumplir de manera espontánea de las obligaciones y con ello evitar mayores riesgos que impidan la continuidad de las operaciones aduaneras, ya sea mediante una rectificación a la declaración aduanera de un documento no digitalizado o con errores, cuando se lleve a cabo la regularización de mercancías para acreditar la legal estancia, una corrección a la información contenida en la manifestación de valor, etc
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