Como profesional de la Seguridad Patrimonial por más de 15 años, es muy frecuente que me pregunten sobre cómo desarrollar un modelo de gestión de la seguridad patrimonial. Lo primero que suelo responder es que cualquier modelo de gestión siempre debe ser conceptualizado como un traje hecho a la medida el conocimiento del negocio. Es fundamental intentar implementar un programa de protección como receta de cocina. Con solo enfocarse en los principios básico de protección se crea una alta posibilidad de tener una gestión deficiente. 

Pensar en la administración de la seguridad patrimonial sin un entendimiento real y completo de los riesgos a proteger es como intentar correr un maratón sin preparación, sin la ropa adecuada y con desconocimiento de la ruta. Esto lo aprendí al darme cuenta de que mi formación técnica como ingeniero me permitía entender la seguridad desde un punto de vista industrial, desarrollando sistemas de gestión enfocados en las necesidades del negocio. Entendí también que, si bien es cierto que existen principios básicos de gestión, no puedes pensar que lo que resulta en la operación “A” será lo requerido en la operación “B”. 

La seguridad patrimonial debe ser, hoy por hoy, una estrategia basada en el análisis de los riesgos y la inteligencia institucional; verdaderamente las organizaciones cada vez ven con mejores ojos al departamento de seguridad patrimonial, sobre todo cuando estos se vuelven aliados del plan maestro de gestión como administradores de riesgos y pérdidas. Para llegar a esto es indispensable entender el entorno y hacer uso de herramientas que nos permiten establecer criterios de gestión y evaluar el nivel de desempeño al de forma simultánea. Los programas de certificación CTPAT y OEA cumplen con este requisito.

A diferencia de las certificaciones ISO que evalúan el cumplimiento de los procedimientos establecidos por nosotros mismos para llegar a un objetivo, las certificaciones CTPAT y OEA son una guía de los criterios mínimos necesarios que toda organización debiera cumplir para garantizar un esquema satisfactorio de protección. Si bien es cierto, mencionamos que los sistemas de Gestión de la Seguridad Patrimonial son trajes hechos a la medida. 

Si podemos considerar que tanto el esquema CTPAT como el OEA son perfectamente aplicables a cualquier operación, dependerá de la habilidad del profesional y responsable de la aplicación del sistema para que establezca los procedimientos y protocolos adecuados en función al riesgo y su administración. Por lo tanto, si estás al frente de un departamento de seguridad patrimonial en vías de desarrollo, podrás encontrar en los criterios CTPAT y OEA una excelente guía para establecer un sólido sistema y si ya cuentas con un área de seguridad consolidado, las certificaciones te permitirán evaluar de forma objetiva la efectividad y cobertura de tu sistema.

Tanto los criterios CTPAT como OEA inciden en todas las áreas de la organización, pero ponen especial énfasis en las áreas naturalmente más vulnerables como son protección física, cadena de suministro, administración de persona, y tecnología de la información. También recuerda que, hoy en día, ambas certificaciones son voluntarias, pero con grandes beneficios en la gestión logística y de comercio exterior, especialmente para aquellas empresas que son exportadoras hacia los Estados Unidos de América.

Desde mi experiencia puedo mencionar que el desarrollo de los esquemas y estrategias de seguridad patrimonial, siguiendo los principios CTPAT y OEA, te permitirán tener operaciones robustas y direccionadas a cumplir con cualquier requerimiento de evaluación y certificación. Recalco que estos sistemas no trabajan por sí mismos, se requiere de un correcto sistema de análisis de riesgos que te permitan asignar criterios, procedimientos y sobre todo recursos, ya que esto te permitirá hacer una correcta interpretación de ambos sistemas. Siempre podrás asesorarte de algún consultor que te oriente hacia la mejor aplicación de tu sistema de protección y control.

Muchas veces se piensa que las áreas de seguridad patrimonial responden más a una forma de “gasto necesario” que de “inversión y beneficio” para el negocio, y esta percepción obedece en buena medida a una mala práctica de mantener a esta área tras bambalinas. Cuando verdaderamente se comprenden los alcances y el potencial de una correcta implementación de los sistemas de control y prevención, es cuando se tiene la oportunidad iniciar el desarrollo de la administración de pérdidas, que, si bien es cierto que este tema de pérdidas da para otro artículo, diremos que es a través de esta gestión que podemos encontrar el retorno de inversión que justifica la aplicación y obtención de los recursos necesarios para su implementación. 

Nuevamente, las acreditaciones OEA y CTPAT darán beneficios económicos a partir de la confiabilidad y control que la operación certificada proyecta hacia las agencias gubernamentales que participan en estos programas que van desde facilidad de cruce en aduana, hasta su uso como garantía en la obtención y permanencia de otras certificaciones como la de IMMEX e IVA. 

Finalmente, intentaré explicar a grandes rasgos que es lo que todo profesional en Seguridad Patrimonial debiera considerar para establecer un sistema de gestión que procure una estrategia de protección acorde a los requerimientos de cualquier organización. Quiero resaltar que mencioné “procure” y no “garantice”, y es que siempre he sido muy cauto en dejar en claro que, si bien es cierto, se pueden tener sistemas, procedimientos y protocolos robustos de protección patrimonial, mientras existan en la ecuación de protección variables como el factor humano, el entorno social y político y la propia naturaleza es más que imposible garantizar la infalibilidad de la seguridad; sin embargo, la procuración de la protección mediante la aplicación de dichos procedimientos y protocolos de forma disciplinada y con mecanismos permanente de medición sí pueden garantizar la operatividad, eficacia y eficiencia de dichos sistemas. 

Siempre he pensado que la seguridad tiene un principio de percepción y esta percepción es el primer objetivo por alcanzar dentro de los modelos de gestión de la seguridad ya que ella nos permitirá mandar el mensaje de control dentro de la organización. Dicho esto, entonces podemos ya enfocarnos en el desarrollo de nuestro sistema de gestión. Cabe mencionar que los consejos que a continuación daré están enfocados en el cumplimiento de los requerimientos CTPAT y OEA y, por lo tanto, validaremos que un sistema de Seguridad Integrado es universal y capaz de cumplir, en esencia, con cualquier requerimiento corporativo y normativo; aunque insisto que debe existir la habilidad del profesional responsable de la seguridad patrimonial dentro de la organización para adecuar el sistema de gestión específico del riesgo a proteger.

Entrando en materia, será necesario conceptualizar dos líneas operativas de gestión: protección de patrimonial y administración de riesgos. En la primera será importante establecer los requerimientos mínimos necesarios de protección de activos e instalaciones. Básicamente consiste en establecer perímetros seguros que no vulneren nuestra operación de las amenazas exteriores y faltas a los reglamentos locales por parte de los trabajadores. Aquí es importante mencionar que los reglamentos internos de trabajo deben elaborarse en función a las leyes locales laborales y a las normas de sana convivencia entre iguales, o sea, códigos civiles y penales. 

De igual modo, es fundamental que los reglamentos de trabajo contengan las sanciones y consecuencias ante las faltas en su cumplimiento pues, aunque el sentido común pudiera dictar que todo individuo es capaz discernir entre lo correcto y lo incorrecto, no necesariamente se es capaz de cuantificar la magnitud de la falta y por ello es necesario que tanto las reglas como las sanciones y consecuencias sean claras. 

La estrategia de Seguridad Patrimonial deberá establecer criterios de control que salvaguarden todos los activos tangibles e intangibles de la empresa, tales como: personal, instalaciones, marca, procesos, propiedad intelectual, tecnología de la información y cadena de suministro. El nivel de protección estará en función de la necesidad de contención en cada uno de los riesgos ponderados y analizados. El uso de tecnología jugará un papel sumamente importante; sin embargo, debemos recordar que la tecnología es en la mayoría de las veces costosa, por lo que su uso deberá estar acorde a los requerimientos establecidos en el plan de gestión. 

El profesional encargado de la seguridad patrimonial deberá tener en cuenta que un correcto análisis de riesgos además de ser base y soporte de su plan de gestión también debe marcar la pauta para la obtención de recursos, ya que este es el punto de partida para la aplicación del sistema de gestión. Establecer planes de acción sin tener en claro los recursos económicos es frustrar la posibilidad de tener un sistema inteligente, robusto y contundente. 

En muchas ocasiones he sido testigo de grandes proyectos que se quedan inconclusos por no contar con los recursos suficientes y es que aún en México los “gastos” en los sistemas de seguridad patrimonial siguen siendo un tabú para las empresas, especialmente las pequeñas y familiares, aunque las condiciones país en materia de seguridad están forzando a adoptar modelos de protección a pesar de que con frecuencia sean muy básicos e incluso de forma empírica. 

Un sistema de gestión de seguridad patrimonial debe tener la flexibilidad de desarrollarse de forma modular, precisamente porque no siempre se puede contar con el cien por ciento de los recursos y será necesario hacer las implementaciones de forma paulatina. También es importante que la obtención de recursos será mucho más sencilla si presentamos a la dirección un estudio de riesgos detallado, enfocado a los resultados y estructurado. 

Otro punto importante por considerar es la protección física y el servicio de vigilancia. Dentro de los esquemas de protección física encontraremos las barreras perimetrales, protección y control de accesos, control de personal y visitantes, iluminación y alarmas —todo aquello que nos permita dar resguardo a los bienes materiales del negocio. Sin embargo, los sistemas de vigilancia suelen tener comúnmente tres errores. 

El primero de ellos es pensar que los servicios de vigilancia son servicios policiales. Frecuentemente exigimos a estos servicios actividades o resultados que no van acordes al objetivo neurálgico para el cual fueron contratados, controlar y disuadir nada tiene que ver con investigar o repeler y es muy común que este tipo de trabajo sea denigrado disminuyéndolos a mandaderos. 

Otro error es “que sea barato”, existen cualquier cantidad de servicios en México, para todos los gustos y de todos los precios, pero como cualquier servicio entre más económico, más carente o deficiente. Si dentro del análisis de riesgos se establece y determina que un servicio básico de protección es suficiente, está bien, puedes contratarlo y hasta es válido exigir calidad en ese nivel de servicio. Lo que no es válido es sobre demandar el servicio al punto de que deje de ser negocio para el proveedor, simplemente no es ético; así como tampoco lo es que un proveedor con tal de obtener el negocio acepte las condiciones a sabiendas de que no podrá cumplir. 

El último error es “no saber qué es lo que se quiere del servicio”, especialmente cuando el departamento de protección patrimonial surge de forma improvisada. Casi siempre para apagar fuegos, es muy común seleccionar a empresas de servicio de vigilancia basados en precios y con la esperanza de que lo resuelvan todo. Si contamos con suerte, el proveedor será profesional y solidario a nuestra inexperiencia para apoyarnos a lograr el mejor desempeño posible. 

Caso contrario y más común, nos encontraremos con proveedores que se aprovecharán de la situación para clavarnos el colmillo, lo que nos dejará una pésima experiencia respecto a estos servicios. Mi consejo cuando no se sabe que es lo mejor en materia de servicios de vigilancia, ya sea por inexperiencia, nuevos proyectos o simplemente porque ante la amplia oferta en el mercado de servicios de vigilancia se desea hacer una buena contratación del servicio, será prudente contratar a un consultor especialista en estos temas y cuyo alcance no solo deberá ser la selección del servicio sino también el desarrollo de los modelos de profesionalización de los vigilantes.

Respecto a la administración de riesgos, es importante mencionar que su gestión demanda un nivel de especialización mayor, pero que, su correcta aplicación nos permitirá ser parte sustancial del negocio, pues es aquí donde existen los entregables más interesantes de la gestión patrimonial. Siempre he pensado en la administración de riesgos como la gestión de “las ganancias ocultas”. Es verdaderamente maravilloso cuando a través del control de las pérdidas encontramos dinero dábamos por hecho que estaba perdido; el impacto es tan diverso que puede generar verdaderas ganancias. 

El profesional responsable de la seguridad patrimonial deberá tener conocimiento pleno del negocio y contar con un equipo multidisciplinario que le permita establecer los criterios de control. Cuando hablamos de diversidad es porque las pérdidas se pueden encontrar tanto en la parte financiera, compras, operaciones, manejo de residuos, gestión de personal, manejo de activos, etc. Aunque los beneficios no siempre son tangibles, refiriéndome a los ingresos de capital, la organización deberá aprender a cuantificar el “dejar de perder” y evaluar el “qué pasaría si no se hubiese controlado”. 

Una vez teniendo el control y la cuantificación de lo recuperado, nos encontraremos con un departamento de seguridad patrimonial autosostenible y aquello que hablábamos de recursos para su administración serán mucho más sencillos de obtener. Así mismo, nos daremos cuenta de que tenemos un sistema de gestión robusto y capaz de dar protección y controlar las pérdidas y con lo necesario para cumplir con cualquier certificación, entrando así en un modelo de gestión optimo dentro de un círculo virtuoso de operatividad.