Las empresas que tienen operaciones que se relacionan con procesos de Comercio Exterior y Logística, atienden simultáneamente un volumen importante de transacciones, entre las que intervienen múltiples disciplinas, desde financieras, comerciales, de operaciones, de cumplimiento legal, planeación, logística, facturación y cuentas por cobrar, compras y cuentas por pagar, transporte, etc. 

Están organizadas de manera que sus procesos obedecen a cada una de estas disciplinas, debiendo contar con personal profesional que tenga conocimientos y habilidades para cada área específica, lo que les permite proporcionar un servicio a la altura del requerimiento del cliente al que se dirigen. 

Está demostrado que, las empresas que sobresalen son las que hacen el esfuerzo en invertir en la implementación de procesos con medición, por medio de KPI (Key Performance Indicator), conocido como indicador clave de medidor de desempeño o indicador clave de rendimiento. 

Adoptar la cultura de enfoque en procesos de negocio, es muy bueno, ya que está comprobado que la orientación hacia indicadores, ya sean medibles o de acciones de mejora, logran que las operaciones de las empresas generen un desempeño eficiente.

Dentro de un entorno altamente competitivo, hay nuevos factores que determinan el desempeño de las empresas en su forma tradicional, entre los cuales podemos encontrar, a las tendencias en el uso de las tecnologías de la información, la reducción de costos, la evolución de las herramientas de comunicación, los cambios de logística mundial, la ampliación del canal de Panamá en Junio de 2016, la aprobación del Acuerdo sobre Facilitación Comercial (AFC) por la Organización Mundial de Comercio en febrero de 2017, además de otros movimientos mundiales que hacen que la competitividad de las empresas se ponga a prueba. 

Hay un dicho que dice que, ‘’una cadena es tan fuerte como su eslabón más débil’’, el cual podemos interpretar en el sentido de que, todos los departamentos deben tener muy buena comunicación y sincronización de sus actividades, en la que se tiene, por una parte, un reto y por la otra, una oportunidad.

Definí un concepto llamado ‘’El efecto Babel’’, y este consiste en que, para cada departamento dentro de una empresa, hay un código de lenguaje basado en sus propios objetivos y para poder mejorar la comunicación debemos decodificar el lenguaje de nuestro interlocutor, y a su vez hablar en sus mismos términos; por ejemplo, si hablamos con una persona del departamento de finanzas, la conversación se debe basar en términos monetarios, en donde vamos a hablar de traducir un retraso de material en dinero perdido, un material a tiempo como una oportunidad de elevar el ingreso, en cambio, cuando hablamos con un ingeniero de producción,  se hablará en términos de retrasos, tales como, el tiempo que se impactará un paro de línea, o bien que una decisión a tiempo es importante para garantizar un correcto abastecimiento de materia prima en la línea de producción.

En este mismo sentido, es importante tener procesos transversales que, al mismo tiempo tienen relación tanto con ventas, compras y otras áreas, como operaciones, finanzas, etc. 

Por lo que, identificamos los procesos de negocio en Comercio Exterior, como todo proceso corporativo que ayuda a que los indicadores que miden el desempeño completo del negocio eleven su competitividad, tomando en cuenta de forma integral las actividades de la empresa. De esta manera, estas tienen relación con logística externa, logística interna, cumplimiento legal y documentación física y electrónica, finanzas, contabilidad de tiempos y costos, las cuales ayudan de una manera muy importante a que incrementen su nivel de desempeño.

Para poder determinar y mejorar la eficiencia, es necesario identificar los procesos de negocio en comercio exterior y logística más importantes, para que, a partir de una serie de prioridades, se realice un análisis de valor, así como una serie de recomendaciones que permitan identificar un plan de acción para acercarse a las metas de la empresa, y a través de una inversión, se logre aumentar su competitividad.

Para todo lo anterior, solo se analiza el proceso sin considerar el componente tecnológico, claro que la tecnología puede hacer aún más simple el proceso; la integración de procesos se completa con una implementación de una solución de software, la cual deberá de estar alineada con los procesos operativos, para esto, tener la solución integrada, permitirá realizar las operaciones de una manera simple y enfocada en la sistematización, donde el que manda es el proceso y la persona se tiene que a ajustar a éste. 

En Aduanasoft, hablamos el lenguaje de los procesos de negocio en comercio exterior y logística, con apego a aplicaciones tecnológicas, al mismo tiempo que, comprendemos los procesos operativos relacionados a este sector. 

En este sentido, cuando se contrate soluciones de software, se debe de poner atención en que éste cumpla con implementación alineada con procesos de negocio, los cuales, en combinación, operación-aplicación, deben formar parte de la actividad que realiza la empresa. El personal clave con que cuenta la empresa debe estar orientada al proceso y no a la solución de software; la solución debe funcionar como una herramienta que, al mismo tiempo que facilita la operación, nos muestra en forma de reportes los indicadores con los que se mide el desempeño de la empresa, para que, a partir de esta información los directivos tomen sus propias decisiones.

En ocasiones, las empresas no ven la solución de software con alineación de procesos como una inversión, sino más bien como un gasto, por lo que terminan adquiriendo sistemas aislados que les complica la operación y las hace ineficientes.

He ahí la importancia de la inversión de una solución de software bien implementada, la cual permite que la empresa se concentre en la efectividad y la orientación a un desempeño de alto nivel.